Denna manual innehåller instruktioner för hur försäljningar, värderingar etc skall registreras för att rapporteringen ska bli rätt. En stor skillnad mot tidigare är att du kan gå in i rapportfunktionen i CRM och direkt se hur din registrering påverkar aktuell månad eftersom datan överförs i realtid.
Vi rekommenderar att du gör detta i samband med varje försäljning, värdering, justering, återtag osv. På detta sätt undviker du att glömma bort något moment i samband med registreringen och ser utfallet av varje affär direkt. En annan viktig skillnad är att objektets status saknar betydelse framledes och det är kontraktsdatumet som helt styr. Bostaden räknas exempelvis som såld om det finns ett kontraktsdatum och detta har passerats i tid oberoende av vilken status objektet har. Om kontraktsdatumet tas bort, räknas det som ett återtag oberoende av status.
Om man ska ändra kontraktstyp, från värderingsuppdrag till ett förmedlingsuppdrag, till exempel om man ska sälja en bostad som man tidigare har värderat och fakturerat, då måste man skapa ett nytt uppdrag.
Innehållsförteckning
1. Försäljningsuppdrag
2. Förändring av arvode eller kontraktsdatum
3. Återtag
4. Värderingar
5. Skrivningar
1. Försäljningsuppdrag
“Normala försäljningar”, d.v.s. där mäklaren marknadsför och säljer objektet, måste ha Kontraktstyp satt till ”Förmedling”. Vilket också är standardvärdet. Kontraktstyp sätts under Objektsinformation och Uppdrag när du är inne på objektet:
Kontraktsdatumet är mycket viktigt. Det är endast kontraktsdatumet som avgör om objektet ses som sålt eller inte. Statusen har inte någon betydelse varmed ett objekt som har kontraktsdatum i en viss period kommer att ses som sålt i den perioden även om det har status att ”återtagen”, ”under intag” eller något annat. Det är möjligt att efterregistrera försäljningar genom att bakdatera kontraktsdatumet. Kontraktsdatumet sätts under Kontrakt och Kontraktsinformation när du är inne på objektet:
Arvode registreras under Mäklarräkenskap och Provision inne på objektet. Provisionen kan delas upp på flera mäklare, vara fast eller i procent och så vidare. Kontakta Mspecs support för frågor kring hur arvode anges i systemet.
När ovanstående uppgifter har sparats bör du kontrollera att uppgifterna är korrekta i faktureringssystemet genom att gå till Inställningar och välj sedan Fakturaunderlag under Fakturering. Du bör hitta objektet med samma uppgifter som du angivit på objektet under “Orginalförsäljningar”.
2. Förändring av arvode eller kontraktsdatum
Om arvodet förändras, oberoende av kontraktstyp , skall arvodesinformationen i Mspecs uppdateras. Detta görs under Mäklarräkenskap och Provision när du är inne på objektet, se ovan.
Om objektet inte har ingått i en tidigare period (d.v.s har kontrakts/värderingsdatum i den innevarande månaden) kommer hela det nya arvodet att komma upp under ”originalförsäljningar” i faktueringsunderlaget, se ovan.
Om kontrakts/värderingsdatumet är tidigare än den innevarande månaden (och därmed har blivit fakturerat tidigare) så kommer förändringen istället att finnas under ”Justeringar” när du går in på Inställningar och väljer Fakturaunderlag under Fakturering.
Om kontraktsdatumet förändras skall objektet uppdateras med denna information. Detta görs under Kontrakt och Kontraktsinformation inne på objektet, se ovan. Förändrat kontraktsdatum påverkar inte fakturaunderlaget givet att inte arvodet också förändras samtidigt eller att kontraktsdatumet flyttas till en annan månad.
3. Återtag
Återtag utan fast ersättning
Vid ett återtag skall kontraktsdatumet tas bort vilket görs under Kontrakt och Kontraktsinformation.
Om objektet inte har ingått i en tidigare fakturerad period kommer det inte att komma med i faktureringen överhuvudtaget men om det har ingått i en tidigare period, kommer återaget att finnas under ”Justeringar” när du går in på Inställningar och väljer Fakturaunderlag under Fakturering.
Återtag med fast ersättning
Vid återtag där säljaren skall erlägga ett fast arvode skall kontraktsdatumet tas bort för objektet, se ovan. Därefter skall Provision betaldatum datum fyllas i på objektet. Det är baserat på detta datumet som objektet kommer att faktureras. Provision betaldatum fylls i under Mäklarräkenskap och Provision.
Slutligen skall arvodesinformationen uppdateras till det fasta arvodet. Detta görs under Mäklarräkenskap och Provision inne på objektet, se ovan.
Om objektet inte har ingått i en tidigare fakturerad period kommer det fasta arvodet att komma upp under ”justeringar”. Har objektet däremot fakturerats tidigare kommer arvodesförändringen (skillnaden mellan det ursprungliga arvodet och den fasta avgiften) att finnas under ”justeringar”:
4. Värderingar
Värderingar måste ha Kontraktstyp satt till ”Värderingsuppdrag”. Kontraktstyp sätts under Objektsinformation och Uppdrag när du är inne på objektet:
Ett värderingsdatum anges vilket i Mspecs görs genom att du går till Dokument och därefter väljer Dokument. Klicka på Marknadsvärdering.
I formuläret anges Värderingstidpunkt. Observera att t.ex. Bostadsrättsförening också måste anges för bostadsrätter för att formuläret skall gå att spara.
Arvode registreras på samma sätt som för vanliga försäljningar under Mäklarräkenskap och Provision när du är inne på objektet, se ovan.
När ovanstående uppgifter har sparats bör du kontrollera att uppgifterna är korrekta i faktueringssystemet genom att gå till Inställningar och välja Fakturaunderlag under Fakturering. Du bör hitta objektet med samma uppgifter som du angivit på objektet under Övriga intäkter.
5. Skrivningar
Skrivningar måste ha Kontraktstyp satt till ”Skrivuppdrag”. Kontraktstyp sätts under Objektsinformation och Uppdrag när du är inne på objektet:
Kontraktsdatumet sätts under Kontrakt och Kontraktsinformation när du är inne på objektet:
Arvode registreras på samma sätt som för vanliga försäljningar under Mäklarräkenskap och Provision när du är inne på objektet, se ovan.
När ovanstående uppgifter har sparats bör du kontrollera att uppgifterna är korrekta i faktueringssystemet genom att gå till Inställningar och välja Fakturaunderlag under Fakturering. Du bör hitta objektet med samma uppgifter som du angivit på objektet under Övriga intäkter, se värderingar ovan.