Om du är kontorsadministratör har du möjlighet att skapa dina egna dokument i Mspecs. Du kan även kopiera befintliga och redigera i dessa, det förklaras längre fram i manualen.
För att komma åt rätt menyer behöver du först klicka på din bild i högra hörnet och öppna fulla Mspecs.
Börja med att klicka på Företagsloggan längst upp i det vänstra hörnet om du befinner dig i ett objekt. Då hamnar du i vår flödesvy, gå sedan till Moduler och vidare till Dokumenthantering.
Börja med att klicka på ”Nytt dokument” för att skapa ditt första dokument.
Fyll i de obligatoriska fälten (Dokumentnamn, dokumentID och Verison) och klicka på "Lägg till".
Exempel:
Dokumentnamn = Förmedlingsuppdrag (röd understrykning)
Dokument-ID = egen text (grön understrykning), se nedan:
När du har klickat på ”lägg till” så hamnar ditt nya dokument i listan med alla dokument. Där ser du både branschgemensamma dokument, och bolagsegna som du har skapat.
Öppna redigeringsvyn
Klicka på det dokumentet du vill redigera.
När du öppnar redigeringsvyn har du åtta olika alternativ:
- Publicera (så att alla medarbetare på kontoret får tillgång till dokumentet).
- Bilägg, möjlighet att förhandsgranska dokumentet med hjälp av ett befintligt objekt.
- Snabbåtkomst till handledning och manualer.
- Förstora/förminska redigeringsvyn.
- Klippboken, för att komma åt sparad text som du kan kopiera in i ny eller befintlig paragraf.
- Ögat öppnar upp för dolda paragrafer i dokumentet.
- Vår sidomeny/sidebar öppnas.
- Tryck på X:et för att stänga ner ditt dokument och återgå till menyn.
Infoga ny paragraf/sidbrytning
Börja med att infoga en ny paragraf genom att klicka på den ”lilla boxen” längst upp till höger för att öppna sidomenyn.
Klicka på ”Infoga ny paragraf”, dra och släpp in i dokumentet.
Önskar du infoga en sidbrytning är det samma tillvägagångssätt fast du klickar istället på "Infoga sidbrytning", drar och släpper där du önskar ha sidbrytningen.
För att skriva in en rubrik ställer du muspekaren till vänster och skriver fritt.
Sätt sedan muspekaren framför den lilla boxen och skriv in fritext.
Variabler
En variabel är ett enkelt sätt att hämta information från ditt objekt.
För att infoga en variabel öppnar du sidomenyn (genom att klicka på den "lilla boxen" uppe till höger), letar upp vilken variabel du vill infoga.
Klickar på variabeln, drar in i paragrafen och släpper.
När du lägger till dokumentet på ett objekt kommer det se ut såhär:
Redigeringsvyn:
Utskrift:
Variabeln hämtar vanligtvis den senaste ändringen du gjort i objektet automatiskt utan att du behöver göra något, (undantagsfall vid signaturer då du behöver "Hämta ny signaturinfo").
Bockar
Texter som alltid ska vara med i dokumentet kan ni med fördel bocka i ”Visa paragraf”. Då kommer de raderna vara förvalda i dokumentet. Texter som inte används lika ofta kan ni välja att inte ha ibockade, dessa paragrafer kommer vara dolda under paragraftecknet längst upp till höger.
För att bocka i/bocka ur klickar ni på den lilla boxen som visas framför paragraftexten.
Gruppera paragrafer
Om du har en paragraf med olika textalternativ kan du lägga in dem separat i redigeringsvyn men gruppera så att de hör ihop, det vill säga att du har möjlighet att välja en av texterna som ska visas vid utskrift.
Det gör du genom att klicka på "boxen" framför texten och i sidomenyn till höger gå till fliken ”Grupper”. Klicka sedan på ”Skapa grupp”.
När du skapat en grupp får du ett "gem" ute till vänster om paragrafen. Därefter behöver du klicka på pilarna ute till vänster för att dra och släppa de andra textalternativen inom fältet ”Dra en paragraf hit”. Upprepa detta moment tills du har flyttat alla dina textalternativ till samma grupp. Det alternativet som visas och är markerad i sidomenyn till höger kommer vara texten som visas först i objekten när dokumentet har publicerats.
Väl i objektet kan du genom att klicka på gruppen välja önskad text som passar just den här förmedlingen.
Publicera 
Att publicera ett dokument betyder att dina medarbetare på kontoret har tillgång till detta bland sina dokument.
När du klickar på Publicera får du välja olika alternativ som passar just ditt dokument.
Klicka sedan på OK-Publicera och då kommer dokumentet vara synligt för dig och dina kollegor på kontoret.
Dokumentinställningar
För att ändra dokumentnamn och dokumentID klickar du på ”Öppna verktyg” och i sidomenyn till höger går du till ”Dokumentinfo”.
För att aktivera E-signering samt krav- eller varning om bevittning klickar du på "Inställningar". Här kan du bocka i de alternativ som önskas.
Förhandsgranska
När du klickar på symbolen för förhandsgranskning får du upp en lista med olika objekt där du kan testa dokumentet mot ett befintligt uppdrag.
Om du exempelvis har skrivit ett bostadsrättsdokument behöver du välja en bostadsrätt i listan.
När du klickar på objektet kommer dokumentet hämta information från det uppdraget.
Ditt nya dokument kommer då öppnas i redigeringsvyn, du har även då möjlighet att fortsätta göra ändringar i dokumentet.
Du kan även förhandsgranska hur det kommer se ut vid utskrift genom att klicka på förstoringsglaset.
När du kontrollerat att allt ser rätt ut behöver du avskilja ditt dokument från objektet.
Kopiera ett befintligt dokument
Du kan även kopiera ett befintligt dokument och redigera i det, för att sedan spara om det till ett eget dokument.
Välj ditt dokument i listan, klicka på kugghjulet, och sedan ”Kopiera”.
Fyll i alla fält och klicka på "Kopiera".
Ditt kopierande dokument kommer hamna i listan och du kan nu öppna det och börja redigera.
Skapa Dokumentpaket
Du kan även skapa egna dokumentpaket som innehåller flera dokument eller filer.
Börja med att öppna menyn för dokumentpaket till höger genom att klicka på pilen.
Klicka sedan på ”Skapa nytt dokumentpaket”.
Fyll i namn på dokumentpaket och klicka på ”Skapa”:
Nu hamnar den i listan för Dokumentpaket.
Ditt dokumentpaket är inte publikt än, och du kan börja redigera i det:
1. Börja med att klicka på fliken ”Dokument” till vänster.
2. Välj sedan vilket dokument du vill ha i ditt dokumentpaket.
3. Klicka på dokumentet och dra det hela vägen till ditt dokumentpaket.
Lägg till önskade dokument i paketet. Samma process gäller även för ”Filer” uppe till vänster.
För att ta bort ett dokument ur paketet placerar du pilen på det dokument du önskar radera, och klickar på den röda ikonen som dyker upp.
Om du klickar på ”Ta bort” uppe till höger, raderas hela dokumentpaketet.
För att flytta runt dokumentet i paketet efter önskad sortering, klickar du på dokumentet, drar det och släpper där du önskar att det ska ligga.
Du kan även välja antal kopior som ska skrivas ut när mäklaren klickar på ”skriv ut” i objektet.
Placera muspekaren på det dokument du önskar redigera antal på, och klicka på plus(+) eller minus(-) för att redigera antalet.
"Frivillig utskrift" betyder att mäklaren får avgöra om dokumentet ska skrivas ut eller inte i dokumentpaketet.
Om det inte är ibockat, så blir det obligatoriskt att skriva ut samtliga bilagor ur dokumentpaketet. Bockar man i, får mäklaren alltså själv bestämma om det dokumentet ska följa med vid utskrift.
I dokumenthanteringen väljer vi att bocka i ”frivillig utskrift” på det första dokumentet.
I objektet vid utskrift kan man då välja om det första dokumentet ska skrivas ut eller inte, och resterande dokument är ”utgråade” och måste skrivas ut.
Om ni använder er utav ”Egna fält” så kan ni välja att visa dokumentpaket enbart om bocken i ”Egna fält” är ibockad.
Ex: Under Objektsinfo och Egna fält. Om en bock heter t.ex. ”Checklista 1 ”, så kommer enbart dokumentpaketet vara synligt om denna bock är markerad.
Då gör man så här:
- Gå till fliken ”Egna fält” till vänster.
- Välj vilket alternativ som ska vara kopplat till dokumentpaketet.
- Klicka, dra och släpp det till ditt dokumentpaket.
För att publicera dokumentpaketet så att det blir synligt för dina medarbetare, klicka på ”inställningar”.
Bocka i vilka objektskategorier dokumentpaketet ska finnas tillgängligt på och klicka på "OK - Publicera".
Nu är ditt dokumentpaket publikt för dina medarbetare.
Om du i efterhand gör ändringar i något dokument, behöver du även uppdatera detta dokument i dokumentpaketet för att dina medarbetare ska se ändringarna.
Klicka då på den blåa ”snurran” för att dokumentet i paketet ska uppdateras med ändringarna du precis gjort.
